Pembahasan dan Perbandingan Framework Manajemen Layanan SI

Pada post kali ini, penulis akan membahas secara sederhana tentang 3 framework dari manajemen layanan sistem informasi (SI), berikut dengan perbandingan antara ketiganya. Adapun framework yang dibahas yaitu Application Services Library (ASL), Microsoft Operations Framework (MOF) dan Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT).

A. Application Services Library (ASL)

Framework ini pertama kali dikembangkan pada akhir era 1990-an di Belanda sebagai model milik R2C, yang dimana framework ini dikembangkan dengan tujuan untuk memberikan metode-metode terbaik yang dapat dipergunakan untuk melakukan standardisasi berbagai proses dalam pengelolaan siklus hidup sebuah aplikasi komputer (dalam hal ini yaitu aplikasi sistem informasi). Pada tahun 2000, framework ini berevolusi menjadi ASL, lalu pada 2001 diserahkan pengembangannya ke ASL BiSL Foundation (ketika itu masih bernama ASL Foundation). Setelah itu ASL dirilis ke publik pada tahun 2002, dan kemudian pada tahun 2009 dirilis versi kedua dari ASL (yaitu ASL2) yang ditujukan sebagai penyempurnaan dari ASL.

Pengembangan dari ASL sendiri ditujukan untuk mendukung manajemen aplikasi dengan menyediakan berbagai perangkat yang diperlukan oleh aktivitas-aktivitas tersebut. Adapun tujuan dari ASL yaitu untuk membantu seluruh proses profesionalisasi dari manajemen aplikasi.

Dalam struktur framework ASL2 (yang merupakan versi terbaru ASL hingga saat ini), terdapat 3 tingkat, 6 cluster dan 26 proses yang tersedia, yaitu:

• Tingkat Operasional - tingkat ini memiliki 3 cluster, yaitu:
• Application Support - pada cluster ini proses-proses yang termasuk di dalamnya dibuat untuk mendukung penggunaan SI secara harian. Proses-proses tersebut adalah:
• Use Support
• Configuration Management
• IT Operation Management
• Continuity Management
• Application Maintenance and Renewal - cluster ini berisi 5 proses yang berkisar pada pengembangan aplikasi. Adapun prosesnya yaitu:
• Impact Analysis
• Design
• Realization
• Testing
• Implementation
• Connecting Processes - secara sederhana cluster ini berisi 2 buah proses yang bertugas untuk melakukan sinkronisasi dari aktivitas Service Organisation dan aktivitas pengembangan serta perawatan. Prosesnya yaitu:
• Change Management
• Software Control and Distribution
• Tingkat Manajemen - ada 1 cluster yang terdapat pada tingkat ini, yaitu:
• Management Processes - pada cluster ini terdapat proses-proses yang didefinisikan untuk pengelolaan berbagai aktivitas dalam berbagai cluster di tingkat operasional. Adapun prosesnya berada di tingkat taktis dan dipergunakan untuk mengendalikan proses operasional. Proses-prosesnya sendiri yaitu:
• Contract Management
• Planning and Control
• Quality Management
• Financial Management
• Supplier Management
• Tingkat Strategis - terdapat 2 cluster dalam tingkat ini, yaitu:
• Application Strategy - cluster ini berfungsi sebagai wadah dari penyusunan berbagai strategi yang diperlukan untuk memperkirakan seperti apa kebutuhan terhadap sebuah aplikasi di masa depan, berikut dengan tampilannya di masa depan. Proses yang terdapat di dalamnya yaitu:
• IT Developments Strategy
• Customer Organizations Strategy
• Customer Environment Strategy
• Application Lifecycle Management
• Application Portfolio Management
• Application Management Organization Strategy - berdasarkan fungsinya, cluster ini berisi proses yang menentukan bagaimana strategi yang tepat dalam pengelolaan organisasi untuk menangani berbagai pengelolaan aplikasi. Prosesnya yaitu:
• Account and Market Definition
• Capabilities Definition
• Technology Definition
• Supplier Definition
• Service Delivery Definition

Selain itu ASL2 menawarkan sebuah maturity model yang memiliki 5 tingkat proses kematangan pengelolaan sebuah layanan SI, yang dimana tingkatannya adalah:

• Tingkat 1 - Initial
• Tingkat 2 - Repeatable
• Tingkat 3 - Defined and Managed
• Tingkat 4 - Optimizing
• Tingkat 5 - Chain

B. Microsoft Operations Framework (MOF)

Sesuai dengan namanya, framework ini dikembangkan oleh Microsoft sebagai sebuah panduan bagi praktisi SI tingkat profesional dalam membentuk dan mengimplementasikan layanan SI yang efektif dalam biaya dan dapat diandalkan. Adapun framework ini dikembangkan dari framework IT Infrastructure Library, dengan cakupan yaitu bidang SDM, prosedur dan teknologi yang berkaitan dengan seluruh sistem layanan SI.

Ada empat prinsip dasar dari MOF, yaitu:

• Arsitektur yang terstruktur - model yang terdapat di dalam MOF memberikan struktur untuk integrasi proses, penanganan siklus hidup, pemetaan peran dan tanggung jawab, dan pengelolaan terhadap perintah dan kendali dalam sistem secara keseluruhan. Selain itu, MOF juga memberikan fondasi untuk otomatisasi proses dan operasi yang terfokus pada teknologi
• Penyempurnaan berbasis iterasi dengan siklus yang cepat - MOF mempergunakan konsep ini untuk memungkinkan terbentuknya sebuah ketahanan terhadap lingkungan bisnis yang agresif, dengan cara memanfaatkan siklus hidup bersifat iteratif yang mendukung kapabilitas untuk dapat menerapkan perubahan secara cepat dan melakukan penilaian serta perbaikan secara terus-menerus
• Pengelolaan berbasis evaluasi berkala - MOF mempergunakan evaluasi berkala yang dilakukan pada tiap akhir tahapan dalam siklus iterasi untuk membantu pengelolaan dari lingkungan operasi yang dapat memaksimalkan keuntungan dari investasi terhadap layanan SI, selain tentunya mengandalkan Service Management Function (SMF) untuk pengelolaan tersebut
• Pengelolaan risiko yang tertanam di dalam prosedur - dalam model pengelolaan risiko secara menyeluruh yang ditawarkan oleh MOF, terdapat konsep-konsep pengelolaan risiko yang diterapkan melalui seluruh operasi yang dilakukan di sistem untuk memperluas pandangan tentang bagaimana tindakan yang tepat untuk pengelolaan risiko terhadap kemungkinan dari sebuah sistem untuk mengalami masalah

Sedangkan struktur dari MOF yaitu berupa siklus yang dijabarkan sebagai berikut:

Siklus MOF (sumber: technet.microsoft.com/en-us/library/bb497036.aspx)

• Siklus Changing - siklus ini berfungsi sebagai tempat dari pengelolaan berbagai perubahan yang akan dilakukan terhadap sebuah sistem, dengan proses yaitu:
• Change Management
• Configuration Management
• Release Management
• Siklus Operating - pada siklus ini segala pengelolaan terhadap operasional dari sistem dilakukan secara teliti dan menyeluruh. Adapun prosesnya yaitu:
• System Administration
• Security Administration
• Service Monitoring and Control
• Job Scheduling
• Network Administration
• Directory Services Administration
• Print and Output Management
• Storage Management
• Siklus Supporting - sesuai dengan namanya, siklus ini berisi langkah-langkah pengelolaan yang berupa dukungan terhadap pengguna untuk segala hal yang terjadi selama sistem beroperasi, baik itu kerusakan sistem akibat hal yang tidak diduga dan yang lainnya. Prosesnya terdiri dari:
• Service Desk
• Incident Management
• Problem Management
• Siklus Optimizing - siklus ini berisi berbagai tahap pengelolaan yang dibutuhkan untuk mengoptimalkan infrastruktur, keamanan, kerjasama antar pegawai dan dukungan terhadap sistem. Proses-prosesnya yaitu:
• Service Level Management
• Financial Management
• Service Continuity Management
• Availability Management
• Capacity Management
• Workforce Management

Di antara tiap siklus terdapat evaluasi, yang dimana evaluasinya berupa sebagai berikut:

• Release Readiness Review - berada di antara siklus Changing dan siklus Operating, evaluasi ini berfungsi untuk menguji bagaimana kesiapan dari sebuah sistem untuk dapat dilepaskan ke pasaran dan dioperasikan oleh pengguna
• Operations Review - evaluasi ini dilakukan di antara siklus Operating dan siklus Supporting, dengan sasaran pengujian yaitu apakah terdapat masalah dalam sistem yang dioperasikan oleh pengguna atau tidak
• Service Level Agreement Review - evaluasi ini berada di antara siklus Supporting dan siklus Optimizing, dengan fungsi utama yaitu menguji kesiapan suatu sistem untuk dioptimalkan kinerjanya berdasarkan persetujuan antara pihak yang menangani support terhadap sistem dan pihak yang bertugas untuk optimalisasi sistem
• Release Approved Review - fungsi dari evaluasi ini yaitu berupa menguji apakah kesiapan suatu sistem untuk dilepas ke pasaran telah disetujui oleh pihak pembuat dan pihak pengguna

C. Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT)

Dikembangkan oleh ISACA (Information Systems Audit and Control Association), framework ini ditujukan untuk membantu pengembangan tatakelola layanan SI dari suatu perusahaan secara profesional. Framework ini menyediakan penjabaran yang bersifat end-to-end untuk menggambarkan peran utama dari informasi dan teknologi dalam menciptakan nilai dari suatu perusahaan. Ada 5 prinsip kunci yang dijadikan sebagai dasar dari COBIT untuk pendefinisian tatakelola dari layanan SI, yaitu:

• Pemenuhan kebutuhan stakeholder
• Melindungi titik-titik penting perusahaan
• Penggunaan sebuah framework terintegrasi
• Memungkinkan pendekatan secara holistik
• Memisahkan tatakelola dengan manajemen

Struktur dan prinsip COBIT (sumber: http://www.ensight.ro/newsletter/no54/images/img1mare.jpg)

Berdasarkan diagram di atas, struktur utama dari COBIT yaitu terdiri atas 7 unsur penggerak berikut ini:

• Principles, Policies and Frameworks - bagian ini merupakan sarana untuk menginterpretasikan berbagai tingkah laku yang diinginkan ke dalam petunjuk praktek untuk pelaksanaan segala aktivitas pengelolaan harian
• Processes - menjelaskan kumpulan terorganisasi dari berbagai praktik dan aktivitas yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, serta menghasilkan sekumpulan keluaran di dalam dukungan pencapaian seluruh sasaran dari layanan SI
• Organisational Structures - di sini yang dimaksud yaitu merupakan penataan terhadap struktur dari entitas pembuatan keputusan kunci di dalam sebuah perusahaan
• Culture, Ethics and Behaviour - hal ini mencakup perbaikan dari berbagai kebiasaan dari individu yang ada di dalam perusahaan (atau bahkan kebiasaan dari perusahaan itu sendiri) yang sering dianggap sebagai faktor penghambat kesuksesan di dalam berbagai aktivitas tatakelola, sehingga dengan adanya perbaikan ini jalan bagi sebuah perusaahaan untuk mencapai kesuksesan semakin lancar
• Information - pada dasarnya ini merujuk ke semua kebutuhan tentang kepastian dari berjalannya suatu perusahaan secara baik, termasuk dalam hal tatakelola yang dilakukan
• Services, Infrastructure and Applications - bidang yang disasar yaitu layanan dan proses dari SI yang dibutuhkan oleh perusahaan
• People, Skills and Competencies - unsur ini dibutuhkan dalam penyelesaian semua aktivitas tatakelola, berikut dengan kemampuan yang berkaitan dengan pengambilan keputusan yang tepat maupun aksi perbaikan yang dibutuhkan ketika ada suatu hal yang tidak diinginkan

D. Perbandingan antar framework

Berdasarkan ketiga framework manajemen layanan SI yang telah dibahas di bagian atas, maka dapat dibuat beberapa perbandingan antara ketiga framework tersebut. Perbandingannya yaitu terdiri dari beberapa variabel yang di antaranya adalah:

• Pola penjabaran proses - ASL menggunakan pola hirarkis yang dibagi ke dalam beberapa cluster dalam menjabarkan proses-proses yang terlibat di dalam framework, sedangkan MOF menggunakan pola iterasi berkelanjutan, dan COBIT menggunakan pola cluster untuk menjelaskan hubungan antar proses di dalam framework tersebut
• Dukungan pelayanan - ASL mengedepankan dukungan pelayanan kepada klien dengan menggunakan proses yang berbasis bisnis, sementara COBIT dan MOF menggunakan prinsip dukungan berbasis teknis dan organisasional (termasuk dalam hal ini tentang pengelolaan tenaga kerja serta budaya dan etika yang terdapat di dalam organisasi)
• Sistem evaluasi - MOF menggunakan sistem evaluasi berbasis keseluruhan yang ditempatkan di antara tiap siklus iterasi, sedangkan COBIT dan ASL menempatkan evaluasi di tiap proses secara mendetail dan tidak tercampur antara satu sama lain
• Teknik pengelolaan - ASL dan COBIT difokuskan ke dalam pengelolaan layanan SI secara luas dan tidak terbatas di salah satu jenis teknologi, sedangkan MOF mengusung pengelolaan layanan SI yang berdasarkan pada teknologi buatan Microsoft di samping teknik pengelolaan layanan yang bersifat umum
• Pengelompokan sumber daya - COBIT mengelompokkan sumber daya ke dalam suatu sektor proses tersendiri yang membuat manajemen sumber daya dapat terfokus secara teliti, sedangkan ASL dan MOF cenderung mencampurkan manajemen sumber daya bersama dengan proses lainnya, sehingga dibutuhkan tindakan manajemen yang sangat hati-hati

Dari perbandingan di atas, dapat digambarkan bahwa masing-masing framework yang dibahas kali ini memiliki perbedaan yang menonjolkan ciri khas masing-masing framework tersebut, baik itu dari segi pola aktivitas, teknik pengelolaan dan sebagainya. Namun tidak dipungkiri bahwa semuanya memiliki tujuan yang sama, yaitu untuk membantu usaha dalam memaksimalkan manajemen layanan SI. Maka dapat dikatakan bahwa semua framework manajemen layanan SI sangatlah berguna bagi pemaksimalan tiap bagian dari manajemen layanan SI yang dilakukan sehari-hari, apapun itu bentuk layanannya.

E. Sumber

http://aslbislfoundation.org/asl/
https://technet.microsoft.com/en-us/library/bb497036.aspx
https://blogs.itb.ac.id/dudi4studi/2012/10/03/cobit-5-hanya-untuk-tatakelola-dan-manajemen-teknologi-informasi-perusahaan/
http://www.isaca.org/COBIT/Pages/default.aspx